Zo organiseer je een concert voor 17.000 mensen

Wat managet een productiemanager precies?

In het kort? Alles! Een productiemanager is de vraagbaak voor de band en hun crew, elke vraag komt in eerste instantie bij Camiel de Kruijf terecht. Dat gaat van waterbestellingen tot vergunningen, het inhuren van op- en afbouw crew, het leveren van afvalcontainers, het aansluiten van stroom voor de tourbussen en het fixen van kapotte zaaldeuren. Ja, echt alles dus.

Camiel: "We werken hard om het de band en hun crew zo makkelijk mogelijk te maken. De voorbereidingen begonnen voor deze show al in januari. Je krijgt budgetten en een rider van 20 pagina's met technische eisen en tekeningen toegestuurd, op basis daarvan kijk je wat er allemaal geregeld moet worden. Ze nemen bijvoorbeeld 20 trucks en 8 tourbussen mee, dus het begint al bij genoeg parkeerplek regelen. En dan moet je nog aan de show beginnen."

Boodschappen zijn een dagtaak

Volgens Camiel is de show van Mumford & Sons een meevaller: deze tour is behoorlijk zelfvoorzienend. Ze nemen niet alleen eigen licht en geluid mee, maar ook een eigen podium en barriers, wat voor Camiel veel inhuur-werk scheelt. Daarnaast reist er ook een eigen cateringservice van Mumford & Sons mee, maar daar moeten nog wél boodschappen voor gedaan worden.

Camiel: "Zij sturen een boodschappenlijst die de dag van tevoren in huis moet zijn. Ik huur daar speciaal iemand voor in die dan een complete dag bezig is met de 'pre-shop', zodat alle spullen netjes in de koelkast liggen als de tourbussen om 07:00 uur aankomen. De catering kan dan meteen aan de slag met het ontbijt, dat staat dan vaak binnen 45 minuten al klaar!"

Van 06:00 tot 23:00 uur

Camiel is lang aanwezig in de Ziggo Dome op een dag als deze. Hij is er om 06:00 uur en wil pas weg om 23:00 uur, als het concert afgelopen is. "Eigenlijk ga ik nooit eerder naar huis. Je wilt zeker weten dat alles goed zit, dat het gelukt is. Je voelt je toch verantwoordelijk."

De ochtend is het drukst: de tourcrew komt aan en moet opstarten (dit zijn zo'n 100 man), Camiel overziet dat alle lokale crew weet wat ze moeten doen (nog eens 100 man) en er vliegen tientallen belletjes heen en weer over praktische zaken. Soms gaat het zó snel achter elkaar dat ik niet eens de kans krijg om Camiel wat vragen te stellen: in 3.5 minuut tijd krijgt hij 3 telefoontjes en daar doorheen blaast zijn portofoon ook nog informatie zijn andere oor in. Chaos!

De middag verloopt rustiger: de opbouw is klaar en de band is aanwezig, dus die gebruiken de zaal voor de soundcheck. Pas om 18:30 uur wordt het weer drukker, als de deuren opengaan. Camiel moet dan schakelen met de beveiliging: "Ik moet weten of alles soepel verloopt en of er genoeg mensen binnen komen elk halfuur. De band heeft voor tickets op naam gekozen, dus dat betekent dat er extra tijd in de controle gaat zitten. Maar de show moet gewoon op tijd beginnen!"

Tijdens de show zijn er ook nog dingen waar Camiel op moet letten. Als de band bijvoorbeeld ergens in de zaal over de geluidslimiet heen gaat, moet hij daarover in gesprek met de productiemanager van Mumford & Sons. Daarna kan Camiel met een gerust hart naar huis, want halverwege de dag komt er een tweede productiemanager bij die blijft tot het einde van de afbouw. Dat begint namelijk meteen na de show, maar duurt vaak nog wel een uur of drie. "Om 03:00 uur heeft de tourcrew meestal de bus call, dan wordt iedereen gedoucht en wel in de bus verwacht! En dan kan alle lokale crew dus ook hun bed in."

Geen blauwe M&M's

Welke misvattingen bestaan er over het beroep van productiemanager? Krijgt Camiel vaak vragen over dingen die nergens op slaan? Nou, best regelmatig!

"Mensen denken heel vaak dat wij lekker koffie zitten te drinken met de artiesten en dat het één groot glamourfeest is backstage, maar dat is natuurlijk niet aan de hand. Het is gewoon een werkgebied waar heel veel mensen keihard werken. En niet iedere band heeft blauwe M&M's nodig! Mumford & Sons regelt alles qua rider bijvoorbeeld lekker zelf. Daar hebben wij geen omkijken naar, naast het regelen van de cateringboodschappen. Ik sta 's ochtends echt niet met de hand M&M's op kleur te sorteren."

Backstage

Camiel leidt me tussen alle bedrijven door ook nog even rond door de Ziggo Dome, van de zaal in opbouw tot de backstage. In de cateringruimte zijn de koks druk in de weer, in het privégedeelte van de band worden de mini-gym, gastenruimte en familiekamer opgetuigd. Als je in drie dagen tijd drie concerten én een 3FM Mega Exclusive speelt, is het wel fijn als je in de concertzaal effe wat tijd voor jezelf kunt nemen. Daar is goed voor gezorgd!

Potje voetballen, anyone?

Ook buiten de Ziggo Dome zit het wel goed qua entertainment voor Mumford & Sons. Om 16:00 uur vraagt de band of ze een potje mogen voetballen in de Johan Cruijff ArenA. Dat deden ze 6 jaar geleden ook, dus waarom niet gewoon nog een keer? Krap een uur en een aantal belletjes met AJAX later is het geregeld. Helaas niet in de ArenA, wél op een trainingsveld naast het stadion. Ook leuk.

Alles kan kapot

Een concert van dit formaat blijft een technische bedoening, dus de kans dat iets kapot gaat is zeer aanwezig. En dat gebeurde dus ook, een paar jaar geleden bij Fleetwood Mac. De mengtafel van de band ging twee uur van tevoren kapot, dus het concert laten doorgaan was onmogelijk.

Camiel: "Dan moet je met het team bepalen hoe je dit zo snel mogelijk kan oplossen. Daar hebben we een magisch telefoonboekje voor met een heeeleboel handige nummers, haha! Je belt een leverancier op, vraagt hem om naar z'n magazijn te rijden om te kijken of hij het juiste type op voorraad heeft en je stuurt er alvast zelf een auto op af om hem op te halen. Het concert kon doorgaan, maar wel ruim twee uur later. Daar komt dus meteen een flink staaltje teamwork bij kijken, waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn. Het voelde uiteindelijk ontzettend goed toen alles samenkwam en de show kon beginnen."

Burn-outs

Dat gevoel van voldoening zorgt er ook voor dat Camiel na 15 jaar nog niet overspannen thuis zit. De wereld van concertproductie is er eentje met een hoge werkdruk en lange dagen, zorgt dat niet voor burn-outs all over the place?

Camiel: "Dit werk is nooit klaar, de werkdruk is hoog. Dat moet ook wel! Mensen kopen een kaartje en daar staat op dat om 18:30 uur de deuren open gaan, so we better make it happen! Je moet op een dag met heel veel dingen rekening houden, maar we werken ook met een heel professioneel team. Goede voorbereiding is alles, je doet het samen: van ticketscanner tot podiumbouwer. Iedereen doet zijn best en natuurlijk zijn er veel mensen die last hebben van de werkdruk, maar de voldoening die ik uit dit werk haal is veel groter dan de druk die ik voel. Je moet geen dingen aanpakken waarvan je weet dat ’t niet gaat werken en goede mensen om je heen verzamelen!"

Respect

Ineens staat de stappenteller in de dubbele cijfers, is het veertien uur later en sta ik op de trein te wachten: ik ben ka-pot. En dan heb ik nog niet eens écht gewerkt door een uitverkocht concert op touwen te zetten. Hoe houdt die hele tourcrew dit vol, elke dag in een ander land? En hoe houd je als productiemanager in godsnaam al die lijntjes de hele dag in de gaten?

Zelfs na een dag meelopen blijft het een klein raadsel, maar dat mensen als Camiel onmisbaar zijn is wel duidelijk. De volgende keer dat je een biertje wegtikt tijdens een concert, proost dan ook even op de honderden mensen die dit backstage voor je hebben geregeld!

Meer lezen?

>> Bekijk hier beelden van de 3FM Mega Exclusive van Mumford & Sons in Tuschinski
>> Dit zijn de mooiste foto's van het M&S concert in de Ziggo Dome
>> Hoe beveilig je festivals en concerten? Carl vertelt je alles!
>> Dit is hoe een muziektolk concerten vertaalt voor dove fans